KI-Kompetenz nach Art. 4 EU AI Act: Was für HR-Teams seit Februar 2025 gilt — und was sich im Juli 2026 geändert hat.
Art. 4 EU AI Act gilt seit dem 2. Februar 2025 für jedes Unternehmen, das Künstliche Intelligenz (KI) nutzt, unabhängig von Größe und Risiko-Klasse. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 (in Kraft seit 27.07.2026) ist es eine Bemühenspflicht: Maßnahmen ja, ein garantiertes Kompetenzniveau nein. Am 2. August 2026 greifen zusätzlich die Transparenzpflichten nach Art. 50; die Hochrisiko-Pflichten für HR-Systeme gelten erst ab 02.12.2027. Dieser Ratgeber zeigt, was HR jetzt sinnvollerweise dokumentiert — auch ohne gesetzliche Nachweispflicht.
Was verlangt Art. 4 EU AI Act konkret?
Art. 4 der EU-Verordnung 2024/1689 verlangt von Anbietern und Betreibern von KI-Systemen, Maßnahmen zu ergreifen, die die KI-Kompetenz ihres Personals fördern — vom HR-Team (Human Resources) bis zur Geschäftsführung, angemessen zu Rolle, Vorwissen und dem konkreten Einsatz-Kontext. Seit der Änderung durch die Verordnung (EU) 2026/1744 (in Kraft seit 27.07.2026) ist ausdrücklich klargestellt: Ein bestimmtes Kompetenzniveau einer einzelnen Person muss niemand garantieren, und einen vorgeschriebenen Nachweis gibt es nicht — weder vorher noch heute. Die Pflicht gilt seit dem 2. Februar 2025 und betrifft jede berufliche KI-Nutzung: vom Recruiting-Prompt in ChatGPT bis zum KI-Modul im Bewerbermanagement-System.
Für HR-Abteilungen ist die Pflicht doppelt relevant: HR-Mitarbeitende nutzen KI selbst, und HR organisiert in den meisten Unternehmen die Schulungen für alle anderen. Wer die eigene Dokumentation sauber aufbaut, erledigt beides in einem Zug.
Welche Fristen gelten, und was passiert am 2. August 2026?
Der EU AI Act ist seit 1. August 2024 in Kraft; die Pflichten greifen gestaffelt:
- 02.02.2025: Verbotene KI-Praktiken (Art. 5) und KI-Kompetenz-Pflicht (Art. 4) gelten. Emotionserkennung am Arbeitsplatz und im Bewerbungs-Interview ist seither verboten.
- 02.08.2025: Pflichten für GPAI-Anbieter (ChatGPT, Claude, Gemini), nationale Aufsichtsbehörden benannt, Sanktionsrahmen anwendbar.
- 02.08.2026: Transparenzpflichten nach Art. 50 (Chatbots müssen sich als KI zu erkennen geben; KI-generierte Inhalte maschinell erkennbar).
- 02.12.2027: Hochrisiko-KI nach Anhang III voll anwendbar (verschoben von 02.08.2026 durch den Digital Omnibus). KI-Systeme für Personalauswahl, Beförderungs-/Beendigungs-Entscheidungen, Aufgaben-Zuteilung und Leistungsüberwachung unterliegen den vollen Betreiber-Pflichten (Art. 26), inklusive Aufsicht durch geschultes Personal.
- 02.08.2028: Hochrisiko-KI in regulierten Produkten (Anhang I); für typische HR-Use-Cases meist nachrangig.
Hinweis zum Digital Omnibus: Der Digital Omnibus ist als Verordnung (EU) 2026/1744 am 24.07.2026 im Amtsblatt erschienen und seit 27.07.2026 in Kraft. Er hat die Hochrisiko-Frist nach Anhang III auf den 02.12.2027 verschoben (Anhang I auf 02.08.2028). Die Transparenzpflichten (Art. 50, ab 02.08.2026) und die Art.-4-Kompetenz-Pflicht (seit 02.02.2025) sind von der Verschiebung nicht betroffen. Art. 4 selbst wurde durch dieselbe Verordnung allerdings neu gefasst und abgeschwächt (siehe oben).
Was sollte dokumentiert sein — auch ohne Nachweispflicht?
Art. 4 schreibt weder ein Format noch überhaupt einen Nachweis vor. Wer im Haftungs- oder Prüffall aber zeigen will, dass er etwas getan hat, braucht etwas in der Hand. In der Prüf-Praxis belastbar ist ein AI-Literacy-Register: eine zentrale, gepflegte Übersicht mit diesen sieben Angaben pro Person:
- Wer wurde geschult (Name, Rolle, Abteilung)?
- Wann fand die Schulung statt, und wann ist die Auffrischung fällig?
- Welche Inhalte wurden vermittelt (Grundlagen, Risiken, Grenzen der Systeme)?
- Welcher Rollen-Bezug: Was bedeutet KI-Kompetenz konkret für diese Tätigkeit (Recruiterin braucht anderes Wissen als Lohnverrechnung)?
- Welche KI-Systeme nutzt die Person im Arbeitsalltag (inklusive der still gewachsenen „Schatten-KI")?
- Welche Nutzungsregeln gelten (KI-Richtlinie, Eingabe-Regeln für personenbezogene Daten, Freigabe-Prozesse)?
- Wer verantwortet das Register und hält es aktuell?
Dazu gehören die Begleit-Dokumente: Schulungsunterlagen archiviert, KI-Nutzungsrichtlinie versioniert, Teilnahme-Bestätigungen abgelegt. Bei Hochrisiko-Use-Cases kommen die Betreiber-Dokumente nach Art. 26 hinzu (Aufsichts-Konzept, Logging, DSFA nach Art. 35 DSGVO).
Die rechtliche Würdigung verbleibt beim Unternehmen und seiner rechtlichen Beratung. Dieser Ratgeber ist eine technisch-organisatorische Arbeitsgrundlage aus der HR-Praxis.
Wie kommen HR-Teams in 4 Schritten zu einer belastbaren Dokumentation?
- Inventur: Welche KI-Tools sind in HR im Einsatz — offiziell und inoffiziell? (Befragung Team + IT + Einkauf.)
- Klassifizierung: Jeden Use-Case einer Risiko-Klasse zuordnen (verboten / Hochrisiko / begrenzt / minimal). Faustregel: Sobald KI eine Auswahl-, Beförderungs- oder Beendigungs-Entscheidung wesentlich beeinflusst, ist sie Hochrisiko, auch wenn formal ein Mensch entscheidet.
- Schulung mit Rollen-Bezug: Anwenderschulung am echten HR-Use-Case statt generischer Theorie. Das erfüllt den „Kontext"-Anspruch von Art. 4 und bringt nebenbei messbare Zeitersparnis.
- Register aufsetzen und pflegen: Die sieben Punkte aus der Checkliste oben, einmal sauber aufgebaut und dann laufend aktualisiert (neue Mitarbeitende, neue Tools, Auffrischungen).
Betriebsrat früh einbeziehen: In Österreich ist § 96a ArbVG zu prüfen, sobald KI-Systeme Mitarbeiter-Daten verarbeiten; in Deutschland § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Frühe Einbindung, schon in der Inventur-Phase und vor der Tool-Auswahl, macht die spätere Vereinbarung zur Sach-Verhandlung.
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Was HR-Entscheidende zur KI-Kompetenz-Pflicht fragen.
Gilt die KI-Kompetenz-Pflicht auch für kleine Unternehmen?
Ja. Art. 4 EU AI Act gilt seit 02.02.2025 für alle Anbieter und Betreiber von KI-Systemen, unabhängig von Unternehmensgröße und Risiko-Klasse. Sobald ein Team ChatGPT, Claude, Gemini oder Copilot für Arbeitsaufgaben nutzt, greift die Pflicht, für ausreichende KI-Kompetenz des Personals zu sorgen.
Reicht ein einmaliges Webinar, um Art. 4 zu erfüllen?
Ein einmaliges, generisches Webinar ist eine dünne Grundlage. Art. 4 verlangt Maßnahmen, die zu Rolle, Kontext und den konkret eingesetzten KI-Systemen passen. Einen Nachweis schreibt die Verordnung nicht vor — belastbar wird Ihre eigene Dokumentation durch ein Register, das pro Person dokumentiert: wer wurde wann zu welchen Inhalten geschult, mit welchem Rollen-Bezug, und wann die Auffrischung fällig ist.
Was passiert am 2. August 2026?
Am 02.08.2026 greifen die Transparenzpflichten nach Art. 50 (Chatbots müssen sich als KI zu erkennen geben, KI-generierte Inhalte müssen erkennbar sein). Die Hochrisiko-Pflichten nach Anhang III (die vier HR-Bereiche Personalauswahl, Beförderung/Beendigung, Aufgaben-Zuteilung und Leistungsüberwachung) wurden durch den Digital Omnibus auf den 02.12.2027 verschoben; dann müssen Betreiber u. a. die Aufsicht durch geschultes Personal sicherstellen (Art. 26). Die KI-Kompetenz-Pflicht (Art. 4) gilt unabhängig davon seit 02.02.2025.
Ist die Nutzung von ChatGPT im Recruiting Hochrisiko?
Es kommt auf den Use-Case an, nicht auf das Tool. Stellenanzeigen-Entwürfe oder Interview-Vorbereitung mit LLM sind in der Regel begrenztes Risiko, solange ein Mensch prüft und entscheidet. Sobald KI Bewerbungen sortiert, einen Match-Score vergibt oder eine Auswahl-Entscheidung wesentlich beeinflusst, ist das System Hochrisiko nach Anhang III Z. 4, auch wenn formal ein Mensch entscheidet. Jeder Use-Case sollte einzeln klassifiziert werden.
Muss der Betriebsrat eingebunden werden?
In Österreich greift § 96a ArbVG, sobald KI-Systeme personenbezogene Mitarbeiter-Daten verarbeiten und Erkenntnisse über die Vertragserfüllung hinaus erzeugen. Dann ist eine zustimmungspflichtige Betriebsvereinbarung zu prüfen. In Deutschland gilt § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Empfehlung aus der Praxis: das Gremium bereits in der Inventur-Phase einbeziehen, vor der Tool-Auswahl. Die rechtliche Würdigung verbleibt bei Rechtsabteilung und Gremium.
Inventur, Klassifizierung, Register — sauber aufgesetzt.
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